Các bước chứng nhận iso 9001:2015 và thời gian thực hiện

CHỨNG NHẬN TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG

Giới thiệu về ISO 9001:2015

ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống quản lý chất lượng (Quality Management System - QMS) do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành. Tiêu chuẩn này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các quy trình sản xuất, kinh doanh, nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ, đồng thời cải thiện hiệu quả quản lý và đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng.

Việc đạt chứng nhận ISO 9001:2015 không chỉ là một lợi thế cạnh tranh mà còn là minh chứng cho cam kết chất lượng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đạt được chứng nhận, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước đánh giá theo đúng quy trình và thời gian cụ thể.

1. Bước 1: Khảo sát hiện trạng và cam kết lãnh đạo

Mục tiêu:

Đánh giá mức độ sẵn sàng và nhu cầu áp dụng ISO 9001:2015.
Thiết lập cam kết từ ban lãnh đạo để đảm bảo sự thành công trong triển khai hệ thống.

Nội dung thực hiện:

Phân tích hiện trạng các quy trình, bộ máy quản lý, hệ thống tài liệu.
Xác định khoảng cách giữa hiện trạng và yêu cầu của ISO 9001:2015.
Đào tạo nhận thức về ISO 9001:2015 cho lãnh đạo và nhân sự chủ chốt.

Thời gian dự kiến:

1 đến 2 tuần tùy quy mô tổ chức.

2. Bước 2: Thành lập ban ISO

Mục tiêu:

Thiết lập đội ngũ triển khai ISO.
Đào tạo kiến thức cơ bản về hệ thống quản lý chất lượng.

Nội dung thực hiện:

Thành lập ban ISO bao gồm đại diện lãnh đạo, đại diện các phòng ban.
Đào tạo về các yêu cầu của ISO 9001:2015, vai trò và trách nhiệm từng thành viên.
Hướng dẫn cách xây dựng tài liệu hệ thống QMS.

Thời gian dự kiến:

1 đến 2 tuần.

3. Bước 3: Xây dựng hệ thống tài liệu theo ISO 9001:2015

Mục tiêu:

Thiết lập đầy đủ các tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn.

Nội dung thực hiện:

Xây dựng Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng.
Thiết lập sơ đồ tổ chức, mô tả công việc, quy trình, hướng dẫn công việc và biểu mẫu.
Đảm bảo tài liệu phản ánh đúng thực tế hoạt động của doanh nghiệp.

Thời gian dự kiến:

3 đến 6 tuần, tùy mức độ phức tạp của hệ thống.

4. Bước 4: Triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

Mục tiêu:

Đưa hệ thống tài liệu vào hoạt động thực tế vận hành.

Nội dung thực hiện:

Tổ chức đào tạo nội bộ cho toàn thể nhân viên.
Hướng dẫn thực hiện các quy trình theo đúng tài liệu đã ban hành.
Thu thập hồ sơ, dữ liệu minh chứng cho việc áp dụng.

Thời gian dự kiến:

4 đến 8 tuần (thời gian thực hiện cần tối thiểu 2 – 3 tháng trước khi đánh giá chứng nhận).

5. Bước 5: Đánh giá nội bộ

Mục tiêu:

Kiểm tra mức độ tuân thủ và hiệu lực của hệ thống trước khi mời tổ chức chứng nhận.

Nội dung thực hiện:

Tổ chức các đợt đánh giá nội bộ theo quy định ISO 9001:2015.
Phát hiện điểm không phù hợp và cơ hội cải tiến.
Lập báo cáo đánh giá và thực hiện hành động khắc phục.

Thời gian dự kiến:

1 tuần.

6. Bước 6: Rà soát của lãnh đạo (Xem xét lãnh đạo)

Mục tiêu:

Đảm bảo hệ thống đạt yêu cầu, sẵn sàng chứng nhận.

Nội dung thực hiện:

Lãnh đạo tổ chức họp đánh giá hiệu quả hoạt động của QMS.
Xem xét kết quả đánh giá nội bộ, mức độ đạt mục tiêu chất lượng, và nhu cầu cải tiến.
Đưa ra quyết định duy trì hoặc cải tiến hệ thống.

Thời gian dự kiến:

1 tuần.

7. Bước 7: Đăng ký và chuẩn bị đánh giá chứng nhận

Mục tiêu:

Chính thức đề nghị tổ chức chứng nhận đánh giá và cấp chứng chỉ.

Nội dung thực hiện:

Lựa chọn tổ chức chứng nhận (ví dụ: Viện Chất lượng ISSQ, BSI, SGS, TUV…).
Nộp hồ sơ đăng ký, trao đổi lịch đánh giá.
Chuẩn bị tài liệu, nhân sự cho buổi đánh giá.

Thời gian dự kiến:

1 đến 2 tuần (không kể thời gian tổ chức chứng nhận sắp xếp lịch).

8. Bước 8: Đánh giá chứng nhận chính thức

Gồm hai giai đoạn:

Giai đoạn 1: Đánh giá tài liệu và sự sẵn sàng

Kiểm tra tính đầy đủ của hệ thống tài liệu.
Xác định mức độ sẵn sàng để chuyển sang giai đoạn 2.

Giai đoạn 2: Đánh giá tại chỗ

Tổ chức chứng nhận đến đánh giá trực tiếp các hoạt động thực tế tại doanh nghiệp.
Phỏng vấn nhân sự, kiểm tra hồ sơ, quan sát quy trình.
Ghi nhận điểm phù hợp/không phù hợp.

Thời gian dự kiến:

Giai đoạn 1: 1 – 2 ngày.
Giai đoạn 2: 2 – 5 ngày tùy quy mô doanh nghiệp.

9. Bước 9: Khắc phục điểm không phù hợp (nếu có)

Mục tiêu:

Đáp ứng các yêu cầu chưa đạt trong đợt đánh giá.

Nội dung thực hiện:

Thực hiện hành động khắc phục cho các điểm không phù hợp.
Gửi báo cáo khắc phục cho tổ chức chứng nhận.

Thời gian dự kiến:

1 – 3 tuần tùy theo số lượng và mức độ không phù hợp.

10. Bước 10: Cấp chứng chỉ ISO 9001:2015

Mục tiêu:

Doanh nghiệp nhận được giấy chứng nhận chính thức có hiệu lực 3 năm.

Nội dung:

Tổ chức chứng nhận cấp chứng chỉ ISO 9001:2015.
Doanh nghiệp công bố, quảng bá chứng nhận.

Thời gian cấp:

Trong vòng 2 – 4 tuần sau khi khắc phục không phù hợp (nếu có) và hoàn tất thủ tục.

Tổng thời gian triển khai

Tùy vào quy mô, ngành nghề và mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp, tổng thời gian triển khai chứng nhận ISO 9001:2015 dao động từ 3 đến 6 tháng, trong đó:

Doanh nghiệp đã có hệ thống quản lý nền tảng tốt: thời gian có thể rút ngắn còn 2 – 3 tháng.
Doanh nghiệp mới bắt đầu từ đầu: cần ít nhất 4 – 6 tháng để đảm bảo áp dụng hiệu quả.

Để đạt chứng nhận ISO 9001:2015 không chỉ đòi hỏi doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình, mà còn cần sự cam kết từ lãnh đạo và sự phối hợp của toàn bộ nhân sự. Việc hiểu rõ các bước triển khai, cũng như chuẩn bị kế hoạch thời gian cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp đạt được chứng nhận một cách hiệu quả và bền vững, từ đó nâng cao hình ảnh, uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Quý cơ quan, doanh nghiệp có nhu cầu đánh giá chứng nhận ISO 27001 vui lòng liên hệ với hotline: 0982755204 | Email: tcvn.iso9001@gmail.com để được hỗ trợ thủ tục đăng ký chứng nhận.